Cara Kelola E-mail Cerminkan Kepribadian

Penggunaan e-mail dalam kehidupan sehari-hari bagaikan dua sisi mata uang, bisa menjadi teman sekaligus musuh. E-mail bisa jadi sarana yang efektif untuk berkomunikasi, tapi tanpa disadari juga membuat waktu kita terbuang percuma hanya untuk membaca dan menghapus e-mail sampah yang masuk ke inbox.

Menurut Clea Badion, dari Robert Half International, konsultan sumber daya manusia, cara kita mengelola e-mail ternyata bisa mencerminkan kepribadian. Dalam hal ini ada dua tipe kepribadian, yakni si perfeksionis dan si penunda. Seperti apakah ciri-ciri mereka?

Si Perfeksionis

Mereka yang termasuk dalam tipe ini adalah pemuja kerapian. Oleh karena itu dia selalu punya cukup waktu untuk mengelola inbox-nya. Setiap ada e-mail baru yang masuk ia akan menghentikan pekerjaannya untuk memeriksa dan membaca e-mail, kemudian membalasnya atau menghapusnya bila yang masuk hanyalah e-mail sampah. Si perfeksionis adalah orang yang responsif dan ahli meng-organize pekerjaannya.

Hanya saja, bila sebentar-sebentar ia membaca e-mail yang masuk, produktivitasnya condong menurun. Bayangkan berapa banyak e-mail yang masuk setiap harinya. Alangkah sulitnya memfokuskan pikiran tetap pada pekerjaan, apalagi kalau kita punya beberapa alamat e-mail.

Mereka yang tergolong dalam tipe ini biasanya sulit berkata tidak dan ‘kebaikannya’ itu sering dimanfaatkan orang lain. Saran bagi si perfeksionis, buatlah skala prioritas bagi setiap e-mail yang masuk, tetapkan waktu, misalnya sehari dua kali, untuk mengecek inbox. Pilih e-mail yang benar-benar penting saja yang harus dibalas segera.

Si Penunda

Anda adalah orang yang santai, cenderung cuek, dan tak suka pada ketertiban. Si penunda tidak punya sistem pengelolaan e-mail dan sering malas, bahkan takut membuka e-mail. Mereka dalam tipe ini sering kali kesulitan mencari e-mail terbaru karena tidak pernah mengatur tampilan susunan e-mail yang masuk.

Yang mengherankan, kebanyakan orang dalam tipe ini merasa harus membalas setiap e-mail dengan jawaban yang panjang sehingga mereka sering malas membalas e-mail dengan alasan tak punya waktu untuk menulis. Akibatnya, banyak e-mail yang tidak diindahkannya.

Saran bagi si penunda, gunakan fasilitas sistem penyaringan e-mail sehingga lebih mudah membedakan mana e-mail yang benar-benar penting dan e-mail sampah, seperti spam atau iklan yang perlu dimasukkan dalam daftar hitam. Anda juga perlu membuat folder khusus, seperti folder untuk e-mail pekerjaan, pribadi, atau milis. Secara berkala, periksalah folder tersebut dan segera jawab e-mail yang membutuhkan respons cepat.